визначення замовлення на придбання
Замовлення на купівлю - це термін, який відповідає бухгалтерському обліку та повсякденному управлінню господарською діяльністю. Замовлення на придбання - це письмовий запит до постачальника з наміром придбати певні товари за ціною, вже узгодженою між покупцем і продавцем.
Яку інформацію він містить?
Запит на закупівлю вказує умови оплати та доставки, тому постачальник постачає товари та надає відповідний рахунок-фактуру. Слід мати на увазі, що всі предмети, придбані компанією, повинні супроводжуватися замовленнями на закупівлю, які нумеруються по порядку, щоб забезпечити контроль за їх використанням.
Замовлення на закупівлю зазвичай видаються в оригіналі та копії, оригінал надсилається постачальнику, а копії призначені для бухгалтерії для запису в кредиторську заборгованість (може бути і третя копія для відділу закупівель компанії).
Наступні розділи включені до замовлення на придбання:
- Номер замовлення на придбання.
- Ім'я та адреса постачальника.
- Дата розміщення замовлення та необхідна дата доставки.
- Умови доставки та оплати.
- кількість замовлених товарів та їх опис із кодовим номером.
- Щодо ціни, вказана ціна кожної одиниці та загальна ціна закупівлі, а також вартість доставки, якщо це можливо.
- Нарешті, у замовленні на закупівлю повинен бути вказаний уповноважений підпис відповідальної особи.
Мета замовлення на придбання
Вищезазначена детальна інформація призначена для точного контролю над придбаними товарами, оскільки таким чином компанія може вести бухгалтерський облік своїх закупівельних операцій.
З іншого боку, ми не повинні забувати, що коли клієнт видає замовлення на купівлю, він підтверджує та формалізує довіру, яку він має до постачальника.
Замовлення на придбання, видане замовником, є ще одним кроком у процесі продажу, оскільки продаж ще не був остаточно виготовлений. У цьому сенсі замовлення на придбання передбачає, що процедури компанії повинні бути чітко визначені та організовані. Перш ніж видати замовлення на купівлю, клієнт повинен точно знати, яким є процес реєстрації його у своїй компанії, а продавець також повинен переконатися в інформації в документі.
Фото: iStock - BernardaSv
